Il comunicato stampa è uno strumento di comunicazione importante utilizzato dalle aziende per diffondere informazioni ai media e al pubblico. Un comunicato stampa ben scritto può aumentare la visibilità dell’azienda e migliorare la sua reputazione. In questo articolo, esploreremo come scrivere un comunicato stampa efficace.
La preparazione
Prima di iniziare a scrivere un comunicato stampa, è importante pianificare la sua struttura e i suoi contenuti. In primo luogo, è necessario identificare l’obiettivo del comunicato stampa. Ciò potrebbe includere la promozione di un nuovo prodotto, l’annuncio di una partnership o l’informazione sulle attività dell’azienda.
Successivamente, è importante identificare il pubblico di riferimento del comunicato stampa. Ciò potrebbe includere i media, i clienti o gli investitori. Identificare il pubblico di riferimento aiuta a orientare il tono e il contenuto del comunicato stampa.
Infine, è necessario pianificare la struttura del comunicato stampa. In genere, un comunicato stampa dovrebbe includere un’intestazione, un sottotitolo, un corpo di testo, una nota finale e le informazioni di contatto dell’azienda.
La scrittura
Una volta che la preparazione è stata completata, è possibile iniziare a scrivere il comunicato stampa. Il corpo del comunicato stampa dovrebbe includere le informazioni più importanti in modo chiaro e conciso, evitando il più possibile parole tecniche e gergo aziendale. Il tono deve essere professionale e neutrale.
La regola delle 5 W è un principio fondamentale nella scrittura di un comunicato stampa efficace. Questa regola afferma che ogni comunicato stampa dovrebbe rispondere alle seguenti domande: chi, cosa, quando, dove e perché. In questo modo, il comunicato stampa fornisce al pubblico tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e conciso.
Ecco come utilizzare la regola delle 5 W per scrivere un comunicato stampa efficace:
- Chi: Il comunicato stampa dovrebbe identificare chi è coinvolto nell’evento o nell’annuncio. Ad esempio, se si sta lanciando un nuovo prodotto, il comunicato stampa dovrebbe specificare l’azienda che lo produce.
- Cosa: Il comunicato stampa dovrebbe specificare cosa sta accadendo o cosa è stato annunciato. Ad esempio, se si sta lanciando un nuovo prodotto, il comunicato stampa dovrebbe fornire dettagli sul prodotto, come il nome, le caratteristiche e i benefici.
- Quando: Il comunicato stampa dovrebbe fornire informazioni sulla data e sull’ora dell’evento o dell’annuncio. Ad esempio, se si sta lanciando un nuovo prodotto, il comunicato stampa dovrebbe specificare la data di lancio.
- Dove: Il comunicato stampa dovrebbe specificare il luogo in cui si terrà l’evento o l’annuncio. Ad esempio, se si sta lanciando un nuovo prodotto, il comunicato stampa dovrebbe specificare il luogo in cui il prodotto sarà disponibile.
- Perché: Il comunicato stampa dovrebbe spiegare il motivo dell’evento o dell’annuncio. Ad esempio, se si sta lanciando un nuovo prodotto, il comunicato stampa dovrebbe spiegare perché l’azienda ha deciso di lanciarlo e quali benefici offre ai consumatori.
Il comunicato stampa dovrebbe, inoltre, includere informazioni sulle fonti autorevoli che hanno fornito le informazioni presenti nel testo e potrebbe includere il CEO dell’azienda o esperti del settore. Le citazioni aggiungono credibilità al comunicato stampa e aiutano a comunicare il messaggio dell’azienda.
Il comunicato potrà avere anche una versione digitale per l’online, nella stesura della quale andranno utilizzate le tecniche di SEO (Search Engine Optimization) per aumentare la visibilità e la ricerca del comunicato stampa sui motori di ricerca. Ciò può includere l’utilizzo di parole chiave, la creazione di link interni ed esterni e la condivisione sui social media.
La formattazione
La formattazione è un elemento importante nella creazione di un comunicato stampa efficace. Il comunicato stampa dovrebbe essere facile da leggere e comprendere. Utilizzare un font facile da leggere e dimensioni del carattere di almeno 12 punti.
Inoltre, il comunicato stampa dovrebbe includere titoli e paragrafi brevi per rendere il testo più scansionabile. Utilizzare caratteri in grassetto e corsivo per enfatizzare le informazioni importanti.
Il comunicato stampa dovrebbe anche includere in allegato immagini o grafici per aiutare a visualizzare le informazioni. Assicurarsi che le immagini o i grafici siano di alta qualità e pertinenti al messaggio dell’azienda.
procedure di autorizzazione di un comunicato stampa nelle aziende
Le procedure di autorizzazione di un comunicato stampa nelle aziende possono variare a seconda delle dimensioni e della struttura dell’azienda stessa. In linea generale, sono riportate di seguito le procedure di autorizzazione di un comunicato stampa tipiche delle aziende:
- Scrittura del comunicato stampa: il comunicato stampa viene scritto da un team di comunicazione o di relazioni pubbliche dell’azienda, che collabora con i dipartimenti interessati per raccogliere tutte le informazioni necessarie. Il comunicato stampa deve essere redatto in modo chiaro, preciso e completo, seguendo le linee guida dell’azienda per la comunicazione.
- Revisione del comunicato stampa: il comunicato stampa viene quindi sottoposto a una revisione interna, in cui vengono verificati la correttezza delle informazioni e il rispetto delle politiche dell’azienda per la comunicazione. In questo momento possono essere apportate correzioni e modifiche.
- Approvazione del comunicato stampa: il comunicato stampa viene quindi sottoposto all’approvazione del management dell’azienda, che verifica che il comunicato stampa sia in linea con la strategia dell’azienda e non contenga informazioni riservate o sensibili.
- Autorizzazione legale: il comunicato stampa può poi essere sottoposto all’approvazione legale, se necessario, per garantire che non vi siano rischi di violazione di leggi o di regolamentazioni.
- Distribuzione del comunicato stampa: una volta autorizzato, il comunicato stampa può essere distribuito ai media o pubblicato sui canali di comunicazione dell’azienda.
In alcune aziende, le procedure di autorizzazione del comunicato stampa possono essere più complesse e coinvolgere una serie di dipartimenti e figure di approvazione.
La distribuzione
Una volta che il comunicato stampa è stato scritto e formattato, è importante distribuirlo ai media e al pubblico di riferimento. Ci sono diverse opzioni per la diffusione del comunicato stampa, tra cui l’invio diretto ai media attraverso un’email o la pubblicazione del comunicato stampa su un sito web o su un social media.
Inviare il comunicato stampa direttamente ai media è spesso la scelta migliore, in quanto i giornalisti hanno accesso a una vasta gamma di fonti di informazione e potrebbero non vedere il comunicato stampa se pubblicato su un sito web o un social media.
È importante personalizzare il messaggio che accompagna il comunicato stampa per ogni destinatario. Come anche è fondamentale includere le informazioni di contatto dell’azienda nella parte inferiore del comunicato stampa, questo per consentire ai media di contattare l’azienda per ulteriori informazioni o interviste.
Fondamentale, infine, per un ufficio stampa. è tenersi aggiornati sulla composizione delle redazioni giornalistiche. Per farlo si può utilizzare un potente data base di dati (a pagamento) con oltre 31.500 nomi di giornalisti e collaboratori/freelance dei media più diffusi in Italia, suddivisi in dodici categorie: agenzie di stampa, quotidiani, free press, testate online, blog, periodici consumer, periodici b2b, radio, televisioni, agenzie fotogiornalistiche, stampa estera in Italia e stampa italiana all’estero. Si chiama Medias ed è lo strumento principe per chi comunica cone le redazioni giornalistiche.
Il controllo dei risultati
Dopo la distribuzione del comunicato stampa, è importante monitorare la copertura mediatica e valutare i risultati. Ciò permette all’azienda di capire se il comunicato stampa ha raggiunto il pubblico di riferimento in modo efficace e se è stato in grado di comunicare il messaggio dell’azienda.

il lancio di un comunicato stampa di una società quotata
Le regole di Borsa Italiana per l’invio di un comunicato stampa di una azienda quotata sono disciplinate dal Regolamento Emittenti di Borsa Italiana S.p.A. In particolare, l’articolo 2.2.1. del Regolamento stabilisce che le società quotate devono pubblicare tempestivamente qualsiasi informazione rilevante per i mercati finanziari.
Ciò significa che se un’azienda quotata ha informazioni che potrebbero influenzare il prezzo delle sue azioni o l’andamento del mercato, deve comunicare queste informazioni in modo tempestivo e completo. Ciò può includere informazioni sulle performance finanziarie dell’azienda, sulle acquisizioni o fusioni in corso, sulle modifiche ai vertici dell’azienda o sui cambiamenti nelle strategie aziendali.
Le società quotate sono tenute ad utilizzare un sistema di diffusione delle informazioni che garantisca la massima diffusione e trasparenza delle informazioni, in modo da assicurare un accesso equo e completo alle stesse da parte del pubblico investitore.
Il comunicato stampa deve essere chiaro, preciso e non fuorviante. L’azienda deve evitare di diffondere informazioni incomplete o che possano indurre in errore gli investitori. In caso di informazioni incomplete o fuorvianti, l’azienda può incorrere in sanzioni finanziarie e penali.
Infine, le società quotate sono tenute ad informare tempestivamente l’Autorità di Vigilanza sui Mercati Finanziari (CONSOB) in caso di informazioni rilevanti per i mercati finanziari. In caso di mancata comunicazione di informazioni rilevanti, l’azienda può incorrere in sanzioni finanziarie e penali.
Il lancio di un comunicato stampa di una società quotata può avvenire sia a Borsa aperta sia Borsa chiusa, a seconda delle circostanze. Tuttavia, se il comunicato stampa contiene informazioni rilevanti per i mercati finanziari, deve essere diffuso durante le ore di mercato, ovvero quando la Borsa è aperta.
Addendum. Vi segnaliamo due fonti autorevoli che emettono quasi quotidianamente comunicati stampa: Governo Italiano Presidenza del Consiglio dei Ministri e il Consiglio dell’Unione Europea.